Ini Dia Cara Membuat Invoice Tagihan yang Praktis
https://www.pexels.com/id-id/foto/pemasaran-tangan-nomor-dokumen-7688191/
Bukti pembayaran merupakan salah satu hal penting dalam proses transaksi. Namun, tidak semua orang menyadari hal ini.
Oleh karena itu, penting sekali untuk mulai menyiapkan bukti pembayaran bagi pembeli bagi Anda yang hendak membuka usaha.
Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas cara membuat invoice tagihan yang mudah dan praktis.
Cara Membuat Invoice Tagihan
Bukti pembayaran atau invoice menjadi sesuatu yang penting apabila ada kesalahan di dalam transaksi.
Contohnya saja seperti barang rusak di jalan atau kekeliruan dalam pengiriman. Sehingga bukti pembayaran ini bisa dijadikan klaim untuk penggantian barang atau refund.
Namun, sebagian orang biasanya merasa bukti pembayaran tidak terlalu penting sehingga tidak disimpan dengan baik atau dibuang begitu saja.
Oleh karena itu, agar lebih aman dalam bertransaksi, sebaiknya sebuah perusahaan tetap menyediakan invoice ini untuk pelanggan dan tetap mengingatkan mereka.
Berikut ini panduan membuat invoice yang mudah dan praktis.
1. Cantumkan Judul Invoice
Yang pertama adalah dengan memberikan judul invoice. Misalnya dengan memberi nama “Invoice Pembelian Bahan Bangunan”.
Dengan memberikan judul ini, Anda bisa mempermudah pelanggan dalam mengurus pembayaran terlebih dahulu apabila sedang repot mengurus banyak dokumen. Karena mereka akan langsung melihat isinya dari judul yang Anda buat.
2. Memasukkan Data Pembeli
Cara membuat invoice tagihan yang selanjutnya adalah dengan memasukkan data pelanggan Anda secara jelas.
Misalnya saja invoice ditujukan untuk perusahaan tertentu, maka Anda harus menulis nama perusahaan secara lengkap agar tidak terjadi kesalahpahaman bagi penerima.
Selain itu, Anda juga harus mencantumkan alamat penerima dan juga kontek yang dibutuhkan agar lebih mudah menghubungi mereka. Dengan begitu, pelanggan Anda bisa langsung tahu, bahwa invoice tersebut ditujukan bagi mereka.
3. Mencantumkan Data Penerima Pembayaran
Selanjutnya adalah mencantumkan data Anda sebagai penerima pembayaran. Mengapa harus ada data Anda sebagai penerima pembayaran? Agar pelanggan bisa langsung tahu bahwa invoice tersebut dikirim oleh Anda sebagai penjual produk atau jasa.
Selain itu, fungsi dari mencantumkan data penerima pembayaran ke pembeli adalah untuk melindungi keamanan pelanggan Anda.
karena mereka bisa tahu nomor rekening yang benar yang seharusnya dituju. Dengan begitu, pelanggan akan terhindar dari risiko adanya penipuan dan mereka akan lebih puas dengan kinerja Anda.
4. Mencantumkan Daftar Produk atau Jasa yang Dipesan
Karena invoice merupakan surat penagihan transaksi, maka Anda harus memuat data produk atau jasa yang akan dibeli oleh pelanggan tersebut. Anda harus mencantumkan deskripsinya secara jelas kepada pelanggan agar mereka langsung paham tujuan pengiriman invoice.
Misalnya saja deskripsi dari nama produk, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan harga total dari seluruh produk yang akan dibeli. Apabila ada diskon dan potongan harga, Anda juga harus mencantumkannya agar tidak terjadi kesalahan pembayaran nantinya.
Contoh dari data yang bisa Anda tulis, pelanggan membeli kaos sebanyak 10 buah dengan harga satuannya Rp100.000 lalu mendapatkan diskon sebesar 10% dari total transaksi. Maka, jumlah yang harus dibayarkan adalah Rp900.000. Sehingga Anda bisa mencantumkan total biaya ke pelanggan sebesar Rp900.000 ini.
5. Cantumkan Tanggal dan Nomor
Tanggal dan nomor ini selain berguna sebagai pengingat pelanggan, tetapi juga bisa membantu Anda untuk menyusun laporan transaksi.
Selain tanggal pembelian produk, Anda juga bisa menambahkan deadline atau batas waktu minimal pembayaran dalam tagihan tersebut. Selain tanggal, tulislah juga nomor invoice untuk memudahkan sistem arsip juga.
6. Cantumkan Cara dan Ketentuan Pembayaran
Terakhir adalah dengan mencantumkan cara ketentuan pembayaran. Ini bisa Anda buat di catatan akhir halaman.
Mudah, bukan? Namun, bagi Anda yang merasa ribet cara membuat invoice tagihan di atas, bisa menggunakan fitur Buat Tagihan di aplikasi Selly.
Di sini Anda bisa mengirim detail transaksi kepada pelanggan secara otomatis melalui chat tanpa buang–buang waktu. Yuk, download aplikasi Selly dari Playstore untuk mempercepat proses transaksi Anda.